Клиентская база

Повседневная работа менеджера компании будет происходить в реестре клиентов, где есть общий список с основной информацией, поиск по названию клиента и по его фактическому адресу. Реквизиты, основные атрибуты и подробности о клиенте доступны из его карточки.

Рис. 13. Список клиентов, содержащих в названии
или в адресе строку “пол”

Общая информация о клиенте

В карточке клиента менеджер указывает основную информацию и реквизиты, управляет договорами, услугами и счетами. Из карточки клиента можно посмотреть историю и ход текущих обращений в тех поддержку, в бухгалтерию или в юридический отдел.

Рис. 14. Карточка клиента с открытой вкладкой “Реквизиты”

Договор услуги

Договор может быть на предоставление разовой услуги (продажи товара). Также есть возможность создавать абонентскую услугу (для нее нужно будет указать плановую дату оплаты). На основе договоров с абонентской услугой в первых числах месяца производится пакетное выставление счетов и производится пакетная рассылка счетов.

При необходимости отдельные счета можно будет отправить повторно.

Рис. 15. Действующий договор клиента, наличный расчет

Рис. 16. Два действующих договора клиента, безналичный расчет

Любой договор можно изучить подробнее, отредактировать или завершить. Здесь же можно сформировать рабочую группу исполнителей, увидеть историю пройденных этапов, увидеть выставленные счета на оплату и сами оплаты.

Рис. 17. Подробности договора на оказание услуг, без бизнес процесса, с выставленными счетами, без оплат

Из истории пройденных этапов можно перейти в подробности интересующего элемента. Информация о договоре, чек лист этапа бизнес процесса, комментарии сотрудников и краткая карточка клиента.

Рис. 18. Подробности текущего этапа бизнес процесса,
действия этапа, чеклист и комментарии

Рис. 19. Просмотр истории в завершенном этапе бизнес процесса

Ответственность за выполнение этапов

В предлагаемой нами схеме не бывает договоров, оставленных без внимания. Мы следуем правилу “Всегда есть ответственный сотрудник”.

Все действия, комментарии и отметки о времени создания и изменения данных помогают ориентироваться при совместной работе.

Рис. 20. Общий список активных бизнес процессов по договорам клиентов

Счета на оплату

До проведения счета на оплату у документа будет выставлен статус “Черновик”. После проведения документа цены с учетом количества в каждой позиции будут учтены в структуре дебиторской задолженности.

До переноса документа в архив, проведение счета можно отменить и выполнить нужные исправления. Подготовленный счет можно отправить клиенту в виде pdf-документа по электронной почте

Рис. 21. Счет на оплату с несколькими позициями в рамках одного договора

Платежи

Система позволяет фиксировать авансовую, частичную и полную оплату по счету. Есть возможность одним приходно-кассовым ордером оплатить несколько выставленных счетов.

Рис. 22. Приходно-кассовый ордер с привязкой к выставленному счету

Расходный кассовый ордер

Иногда в работе возникает необходимость выдать сотруднику из кассы предприятия средства. Причины могут быть разными, например: "Расходы", "Технический план", "Заработная Плата", "Изготовление печати", "Командировка Камчатка", "ГСМ", "Услуги курьерской компании", "Загородный обед", "Парковка", "Почта", "Офисные расходы", "Покупка оборудования".

Система позволяет фиксировать такие операции.

Рис. 23. Создание нового расходного кассового ордера